Aktiviteter för små konferensgrupper.
Börja med vad aktiviteten ska ge gruppen. Välj sedan omfattning, tempo och praktiska förutsättningar som passar deltagarna.
Cirka 4 minuters läsning
Börja här.
Skilj mellan en paus, en samtalsövning och ett bokat tillval.
Räkna in förflyttning, förberedelser och återhämtning.
Gör reservplanen användbar och erbjud rimliga sätt att delta.
Kontrollera innan ni väljer aktivitet
Planeringsidéer ni leder själva och bokningsbara tillval behöver olika förberedelser. Använd frågorna för att stämma av ert val.
0 av 6 punkter klara
Ge nästa samtal
en riktning.
Välj en fråga från er vardag och ett upplägg som passar gruppen.
Göra dagens viktigaste resultat tydligt.
- Skriv enskilt i två minuter: ”När vi åker härifrån behöver vi ha …”.
- Läs upp en mening var utan att diskutera förslagen direkt.
- Samla överlapp och välj ett gemensamt huvudresultat för dagen.
- Skriv vad som visar att resultatet är uppnått och utse en person som återkommer till frågan i avslutningen.
Avsluta med: Är resultatet konkret? Vad behöver vi välja bort för att hinna?
Ta med er: en mening som styr agendan.
Lägg tid för teamet i ert uppläggSynliggöra arbetsbehov utan privata avslöjanden.
- Ge varje person tre minuter för frågorna: När blir mitt arbete lättare? Vad behöver jag veta i god tid? Hur vill jag få en fråga när något är oklart?
- Dela i par, tre minuter var. Den som lyssnar sammanfattar innan rollen byts.
- Varje person väljer själv en sak som får delas i gruppen.
- Välj en liten förändring att prova i två veckor.
Avsluta med: Vilket behov kan vi möta redan nästa arbetsvecka?
Ta med er: ett gemensamt försök, inte personlighetsetiketter.
Lägg tid för teamet i ert uppläggFörtydliga roller och överlämningar.
- Välj en faktisk återkommande uppgift, exempelvis leveransen från kundförfrågan till färdigt förslag.
- Rita tre–fem steg och ange vem som ansvarar för varje steg.
- Varje person skriver vilken information de behöver från föregående steg.
- Markera en överlämning som ofta blir otydlig. Enas om vad som ska skickas, till vem och när.
Avsluta med: Var antar vi att någon annan tar ansvar?
Ta med er: en överenskommen överlämning att testa.
Lägg tid för teamet i ert uppläggPröva ett förslag innan gruppen bestämmer sig.
- Beskriv en aktuell fråga på högst en halv sida.
- Fördela perspektiven kund/användare, genomförande och uppföljning.
- Ge varje grupp sju minuter att beskriva behov och risker i sitt perspektiv.
- Låt grupperna dela sina viktigaste observationer. Revidera ett gemensamt förslag.
Avsluta med: Vilket antagande ändrades när vi bytte perspektiv?
Ta med er: en förbättrad version av ett verkligt förslag. Inga verkliga kunduppgifter behöver delas i övningsmaterialet.
Lägg tid för teamet i ert uppläggFörvandla diskussion till ett litet experiment.
- Skriv enskilt en sak i vardagens samarbete som skapar onödig väntan eller dubbelarbete.
- Samla och gruppera förslagen. Välj en fråga som gruppen själv kan påverka.
- Beskriv en förändring att testa i två veckor.
- Bestäm ansvarig, första steg, datum för uppföljning och vad ni ska observera.
Avsluta med: Är testet litet nog att börja med direkt?
Ta med er: ett genomförbart försök med ansvarig och datum.
Lägg tid för teamet i ert uppläggLära av dagen och göra nästa steg tydligt.
- Återvänd till målet: vad ville vi få gjort?
- Låt alla notera vad som faktiskt blev klart och vad som återstår.
- Diskutera vad i arbetssättet som hjälpte respektive hindrade gruppen. Fokusera på arbetet, inte skuld.
- Välj vad ni behåller, vad ni ändrar och vem som följer upp när.
Avsluta med: Vilken enda ändring gör nästa möte bättre?
Ta med er: tre rader – resultat, nästa handling, ansvarig/datum.
Lägg tid för teamet i ert uppläggNi leder övningarna själva och väljer en samtalsledare. Förslagen är inspirerade av samarbetsforskning; de enskilda uppläggen är inte effektprövade.
Syfte först.
Sedan aktivitet.
Teamarbete går att träna.
En metaanalys av 51 artiklar och 8 439 deltagare fann positiva effekter av strukturerad teamträning. Studierna gäller träningsinsatser i flera olika miljöer. En konferensvistelse eller social aktivitet ger inte automatiskt samma resultat.
McEwan med flera, 2017 · läs originalstudienGe avslutet en egen plats.
En sammanställning av 46 urval med 2 136 deltagare fann en positiv genomsnittlig effekt av strukturerad återblick. Vårt praktiska råd: avsluta med vad ni ville uppnå, vad som hände och vad ni gör härnäst.
Tannenbaum & Cerasoli, 2013 · läs originalstudien
Bakgrund till guiden
En konferensaktivitet kan fylla olika funktioner. Den kan vara en paus från arbetet, ge deltagarna ett nytt sätt att samtala eller låta gruppen göra något tillsammans. Börja med vilken funktion ni behöver, så blir det lättare att välja rätt omfattning.
För en liten grupp är det ofta möjligt att anpassa aktiviteten efter deltagarna. Fråga om önskemål och praktiska behov innan ni bokar. Räkna också in förberedelser, förflyttning, ombyte och återgång till mötet. En aktivitet som tar en timme kan behöva ett längre utrymme i programmet.
Matcha aktivitetens form med mötets syfte
Om gruppen behöver tänka färdigt kan en kort, lugn övning passa bättre än ett tävlingsmoment. Om ni framför allt vill umgås kan en gemensam upplevelse få ta mer tid. Ska aktiviteten bidra till ett konkret arbetsresultat behöver någon hålla ihop uppgiften och sammanfattningen.
Använd tre frågor när ni väljer: Vad ska deltagarna få ut av det? Hur kan alla vara med? Vad gör vi om förutsättningarna ändras? Svaren är mer användbara än en lång lista över sådant som låter roligt.
Tre enkla idéer ni kan leda själva
Följande är planeringsidéer som ni själva behöver förbereda och leda. De är inte tjänster eller aktivitetsledda paket som Villa Muskö har lovat att leverera.
Samtal i par. Ge varje par en fråga som anknyter till mötet, exempelvis vad som skulle underlätta samarbetet nästa månad. Avsätt tid för båda att tala. Avsluta med att varje par delar en observation. Övningen kan göras sittande eller under en promenad om plats, väder och deltagarnas behov passar.
En gemensam förbättring. Låt alla skriva ett förslag på en liten förändring i arbetssättet. Samla förslagen, välj ett och beskriv hur ni kan prova det under en begränsad period. Bestäm vem som sammanställer resultatet. Aktiviteten kräver framför allt papper, pennor och en tydlig fråga.
Perspektivbyte. Dela upp en verklig arbetsfråga i roller: kund, kollega och ansvarig för genomförandet. Låt små grupper beskriva vad respektive perspektiv behöver. Samla sedan skillnaderna. Uppgiften ska vara relevant för mötet och behöver inte innehålla tävling eller personliga avslöjanden.
Det som finns beskrivet på Villa Muskö
Villa Muskös eget material beskriver vedeldad bastu, brygga och miljö vid havet. Det ger möjligheter till återhämtning och vistelse utomhus. Kontrollera vad som ingår i ert valda paket och hur användningen planeras med värden. Bastu eller bad ska kunna väljas bort utan att deltagaren missar gemensamma beslut.
Det befintliga utbudet beskriver också båttur, RIB-transport och guidad löpträning som möjliga tillval. Det är inte samma sak som att alla alternativ är tillgängliga varje dag eller ingår i konferenspriset. Väder, säsong, leverantör och gruppens behov påverkar vad som kan ordnas. Se aktiviteterna på Villa Muskö och be om aktuell bekräftelse.
Fråga om detta innan ni bokar ett tillval
| Fråga | Varför den behövs |
|---|---|
| Vem leder aktiviteten? | Ni behöver veta vem som ansvarar för upplägg och genomförande. |
| Hur lång tid behövs? | Räkna med transport, förberedelser och återgång. |
| Vad förväntas av deltagarna? | Kläder, rörelse, utrustning och andra praktiska behov. |
| Vilka alternativ finns? | Alla ska kunna delta på rimliga villkor eller välja ett likvärdigt alternativ. |
| Vad kostar det? | Kontrollera om priset gäller per person, grupp eller transport. |
| Vad händer vid ändrade förhållanden? | Förstå väderplan, avbokning och eventuell ombokning. |
Gör reservplanen lika användbar
En reservplan behöver ha ett syfte som deltagarna förstår. Om en utomhusaktivitet inte kan genomföras kan gruppen arbeta med en av samtalsövningarna inomhus, förlänga ett relevant arbetspass eller få mer egen tid. Beskriv alternativen innan ni bestämmer er.
Kontrollera de faktiska inomhusytorna när ni planerar. Utgå inte från att det finns separata grupprum, särskild utrustning eller en aktivitetsledare om det inte har avtalats. Stäm även av tiden i förhållande till måltiderna och resten av konferensupplägget.
Beskriv gruppen när ni frågar
En användbar aktivitetsförfrågan innehåller antal deltagare, datum, önskad längd, budgetram och vad gruppen hoppas få ut av aktiviteten. Ange praktiska behov utan att dela fler personuppgifter än nödvändigt.
Kontakta Villa Muskö för att diskutera aktuella möjligheter. Då går det att skilja det ni leder själva från det som behöver bokas, och ge aktiviteten en tydlig plats i vistelsen.
