Kickoff för ett litet team.
Ge kickoffen ett huvudsyfte och låt arbetspass, måltider och egen tid bilda ett program som gruppen orkar delta i.
Cirka 4 minuters läsning
Börja här.
Välj ett resultat som går att följa upp efteråt.
Planera aktiviteter med flera sätt att delta.
Skydda pauser och egen tid när agendan fylls på.
Ett förslag att börja planera från
Detta är ett redaktionellt exempel, inte ett färdigt bokningspaket. Ankomst, måltider och aktiviteter behöver stämmas av för ert datum.
- Dag 1, 12.00
Ankomst och lunch enligt överenskommelse
Alla hinner landa före första passet.
- 13.00
Syfte och förväntningar
En gemensam bild av varför ni träffas.
- 13.30
Teamets viktigaste frågor
Frågorna sorteras och prioriteras.
- 14.30
Paus och fika
Marginal för återhämtning.
- 15.00
Arbeta med ett konkret förslag
Något gruppen kan pröva efter kickoffen.
- 16.00
Gemensam aktivitet med valbara sätt att delta
Tid att mötas i en annan arbetsform.
- 17.00
Egen tid
Utrymme för olika behov.
- Kväll
Gemensam middag
Ett lugnare sammanhang för samtal.
- Dag 2, 09.00
Återblick efter frukost
Kvarvarande frågor blir synliga.
- 10.00
Åtaganden och nästa steg
Ansvariga och uppföljningsdatum.
- 11.00
Avslutning och avresa enligt överenskommelse
Alla vet vad som händer sedan.
Ge nästa samtal
en riktning.
Välj en fråga från er vardag och ett upplägg som passar gruppen.
Göra dagens viktigaste resultat tydligt.
- Skriv enskilt i två minuter: ”När vi åker härifrån behöver vi ha …”.
- Läs upp en mening var utan att diskutera förslagen direkt.
- Samla överlapp och välj ett gemensamt huvudresultat för dagen.
- Skriv vad som visar att resultatet är uppnått och utse en person som återkommer till frågan i avslutningen.
Avsluta med: Är resultatet konkret? Vad behöver vi välja bort för att hinna?
Ta med er: en mening som styr agendan.
Lägg tid för teamet i ert uppläggSynliggöra arbetsbehov utan privata avslöjanden.
- Ge varje person tre minuter för frågorna: När blir mitt arbete lättare? Vad behöver jag veta i god tid? Hur vill jag få en fråga när något är oklart?
- Dela i par, tre minuter var. Den som lyssnar sammanfattar innan rollen byts.
- Varje person väljer själv en sak som får delas i gruppen.
- Välj en liten förändring att prova i två veckor.
Avsluta med: Vilket behov kan vi möta redan nästa arbetsvecka?
Ta med er: ett gemensamt försök, inte personlighetsetiketter.
Lägg tid för teamet i ert uppläggFörtydliga roller och överlämningar.
- Välj en faktisk återkommande uppgift, exempelvis leveransen från kundförfrågan till färdigt förslag.
- Rita tre–fem steg och ange vem som ansvarar för varje steg.
- Varje person skriver vilken information de behöver från föregående steg.
- Markera en överlämning som ofta blir otydlig. Enas om vad som ska skickas, till vem och när.
Avsluta med: Var antar vi att någon annan tar ansvar?
Ta med er: en överenskommen överlämning att testa.
Lägg tid för teamet i ert uppläggNi leder övningarna själva och väljer en samtalsledare. Förslagen är inspirerade av samarbetsforskning; de enskilda uppläggen är inte effektprövade.
Bakgrund till guiden
En kickoff behöver ge teamet en tydlig start. Det kan handla om ett nytt projekt, ett förändrat arbetssätt eller att samla en grupp som sällan träffas. Välj ett huvudsyfte och bestäm vad deltagarna ska kunna ta med sig tillbaka till vardagen.
För en liten grupp finns möjlighet att låta alla komma till tals. Det kräver ändå planering: en full agenda, otydliga frågor eller ett aktivitetstempo som inte passar alla kan göra deltagandet ojämnt. Låt arbetspass, måltider och egen tid bilda ett program som människor faktiskt orkar delta i.
Formulera ett resultat som går att följa upp
Byt gärna ”vi ska hitta energi” mot något som går att arbeta med tillsammans. Ett exempel är att teamet ska enas om tre prioriteringar, bestämma hur de följs upp och lära känna varandras arbetssätt bättre.
Be deltagarna svara på två frågor före träffen: Vad behöver vi reda ut? Vad behöver du från resten av teamet? Sammanställ svaren utan att göra ett långt presentationspaket. Använd dem för att välja vilka diskussioner som behöver mest tid.
Ett exempel på program med övernattning
Programmet nedan är ett redaktionellt planeringsförslag. Det är inte ett färdigt bokningspaket på Villa Muskö. Ankomst, måltider, lokaler och aktiviteter behöver stämmas av för ert datum.
| Tid | Förslag på innehåll / Resultat att sikta mot |
|---|---|
| Dag 1, 12.00 | Ankomst och lunch enligt överenskommelse — Alla hinner landa före första passet. |
| 13.00 | Syfte och förväntningar — En gemensam bild av varför ni träffas. |
| 13.30 | Teamets viktigaste frågor — Frågorna sorteras och prioriteras. |
| 14.30 | Paus och fika — Marginal för återhämtning. |
| 15.00 | Arbeta med ett konkret förslag — Något gruppen kan pröva efter kickoffen. |
| 16.00 | Gemensam aktivitet med valbara sätt att delta — Tid att mötas i en annan arbetsform. |
| 17.00 | Egen tid — Utrymme för olika behov. |
| Kväll | Gemensam middag — Ett lugnare sammanhang för samtal. |
| Dag 2, 09.00 | Återblick efter frukost — Kvarvarande frågor blir synliga. |
| 10.00 | Åtaganden och nästa steg — Ansvariga och uppföljningsdatum. |
| 11.00 | Avslutning och avresa enligt överenskommelse — Alla vet vad som händer sedan. |
Lägg hellre en extra fråga på reservlistan än att ta bort alla pauser. Om ni bara har en dag kan ni behålla samma ordning men välja färre frågor och kortare arbetsmoment.
Välj en aktivitet med flera sätt att delta
Fråga efter praktiska behov utan att kräva att någon berättar privata skäl inför hela gruppen. Det kan röra rörelse, tempo, sinnesintryck, kost eller behov av återhämtning. Beskriv aktiviteten före resan så att deltagarna vet vad som väntar.
En samtalsövning kan göras sittande eller under en promenad. En gemensam problemlösning kan innehålla roller för den som vill tala, skriva eller sammanställa. Bastu och bad bör vara frivilliga inslag, med ett likvärdigt alternativ för den som avstår. Lägg inga avgörande beslut i ett moment där inte hela gruppen kan delta.
Ge den lilla gruppen en tydlig arbetsform
Låt alla skriva några tankar var innan en gemensam diskussion börjar. Samla därefter förslagen och välj vad ni ska arbeta vidare med. Det ger även den som behöver tänka en stund möjlighet att bidra.
Avsluta varje arbetspass med en kort notering: vad kom vi fram till, vad återstår och vem tar nästa steg? Försök inte dokumentera allt som sägs. Dokumentera det gruppen behöver för att kunna fortsätta arbetet efter kickoffen.
Planera platsen och vistelsen tillsammans
På Villa Muskö har ni anläggningen utan andra gästgrupper. Här finns tolv bäddar i sex dubbelrum i två byggnader. Kontrollera rum och rumsfördelning tidigt, särskilt om flera önskar eget rum.
Måltiderna planeras efter valt upplägg, och kock kan ordnas. För aktiviteter behöver ni stämma av vad som är tillgängligt, vad som ingår och vilka tillval som passar gruppen. Ett programförslag betyder inte att varje aktivitet alltid kan bokas.
Bestäm före hemresan när ni följer upp kickoffens åtaganden. Ett kort möte med samma ansvariga och en gemensam anteckning räcker som start. Vill ni diskutera en kickoff på Villa Muskö, kontakta oss med datum, gruppstorlek, rumsbehov och vad teamet vill åstadkomma.
