Konferens för tolv. Börja med checklistan.
Börja med vad ni ska åstadkomma. Samla sedan rum, måltider, teknik och resa i ett underlag som går att boka efter.
Cirka 4 minuters läsning
Börja här.
Bestäm vilket resultat gruppen ska åka hem med.
Skilj på antal bäddar och antal egna sovrum.
Samla datum, deltagare och praktiska behov i en förfrågan.
Sex saker att ha på plats
Markera det ni redan har ordnat. Använd kapitlen längre ned när ni behöver fördjupa en punkt.
0 av 6 punkter klara
Bakgrund till guiden
Tolv personer är en grupp där alla kan delta i samma samtal. Samtidigt finns tillräckligt många önskemål, kalenderkrockar och praktiska detaljer för att planeringen ska behöva lite struktur. Börja med vad ni ska åstadkomma och samla sedan de uppgifter som avgör om platsen passar.
Här är en checklista för dig som bokar konferensen åt kollegorna. Den fungerar både för en arbetsdag och för ett möte med övernattning.
Bestäm vilket resultat ni ska åka hem med
Skriv en mening som beskriver konferensens viktigaste resultat. ”Diskutera nästa år” är svårt att planera efter. ”Enas om tre prioriteringar för nästa år och utse en ansvarig för varje” ger en tydligare uppgift.
Låt sedan varje punkt på agendan bidra till resultatet. Lägg informationspass som kan läsas i förväg i ett kort underlag. Då kan tiden tillsammans användas till frågor, avvägningar och beslut. Bestäm också vem som håller i mötet och vem som dokumenterar det ni kommer överens om.
Kontrollera rum och bäddar innan ni bokar
Antal bäddar och antal egna sovrum är två olika saker. Fråga därför hur rummen är fördelade, vilka som behöver eget rum och om deltagarna kan tänka sig att dela.
På Villa Muskö finns 12 bäddar i sex dubbelrum, fördelade på två byggnader. Minimidebiteringen motsvarar åtta personer. Det är alltså möjligt att vara en mindre grupp, men debiteringen utgår från minst åtta. För en grupp på tolv behöver rumsfördelningen alltså planeras utifrån delade rum. Om flera behöver enkelrum bör ni stämma av möjligheterna innan ni väljer upplägg.
Se informationen om boendet på Villa Muskö och gör en preliminär rumslista tidigt. Det är enklare att lösa behov före bokningen än när alla står med sin väska i hallen.
Låt möblering och teknik följa arbetsformen
En presentation, en workshop och ett beslutsmöte kräver olika förberedelser. Beskriv hur ni vill arbeta när ni skickar er förfrågan, exempelvis gemensamt runt ett bord eller i tre grupper om fyra.
Stäm av skärm, anslutningar, ljud, internet och möjlighet till grupparbete utifrån era behov. Om någon ska delta på distans behöver även mikrofon, kamera och placering fungera för den personen. Ta med den adapter ni använder och ha viktiga presentationer tillgängliga lokalt på datorn.
På sidan om konferens på Villa Muskö hittar ni utgångspunkten för att planera vistelsen tillsammans med oss.
Samla måltidsbehov i en enda lista
Be deltagarna lämna allergier och kostönskemål till en utsedd kontaktperson. Skicka sedan ett samlat underlag till anläggningen och skilj tydligt mellan allergier och önskemål.
På Villa Muskö kan kock bokas med ett upplägg som omfattar lunch, fika, trerättersmiddag och frukost. Stäm av vilka måltider som ska ingå under just er vistelse. Läs mer om mat och måltider och lägg in tillräcklig tid för att faktiskt hinna sitta ner tillsammans.
Planera ankomst och pauser lika noga som arbetspassen
Samla information om samåkning, ankomst och kontaktperson i samma deltagarmejl. Till Villa Muskö tar ni er på väg via Muskötunneln, utan färja. Använd hitta hit som gemensam utgångspunkt för resan.
Lämna också luckor mellan arbetspassen. Ett program utan marginal blir snabbt förskjutet när en diskussion behöver mer tid. Om ni vill använda bastun eller bryggan, stäm av det i planeringen och berätta för deltagarna vad de ska ta med.
Skicka en förfrågan som går att svara på
Ett bra första underlag behöver inte vara långt. Det här räcker långt:
När ni bokar Villa Muskö har ni villan för er själva, utan andra gäster. Skicka en konferensförfrågan med era grunduppgifter, så kan detaljerna planeras utifrån gruppens behov.
- Önskat datum och gärna ett alternativ.
- Antal deltagare och om ni vill övernatta.
- Behov kring rum, måltider och teknik.
- Mötets syfte och ungefärliga ankomst- och avresetider.
